Hantering av e-post och kalender

Microsoft Outlook är det e-postsystem som används av samtliga förvalningar i Ödeshögs kommun. Systemet innehåller även en kalenderfunktion.

Skapa frånvaromeddelande

Det är lämpligt att skapa och aktivera ett Frånvaromeddelande när du av olika orsaker inte kommer att använda din e-post under en viss tid, till exempel vid semester, sjukdom, eller annan form av frånvaro.

Så här gör du för att skapa ett Frånvaromeddelande:

1. Välj fliken Arkiv och därefter knappen Automatiska svar.
2. Fyll i starttid och sluttid som gäller för ditt frånvaromeddelande.
3. I textrutan skriver du in det meddelande du vill använda.
4. Om du vill att eventuella regler för inkommande meddelanden ska gälla under din frånvaro klickar du på knappen "Regler". Du kanske vill att en kopia av e-posten automatiskt ska skickas vidare till någon kollega. Följ beskrivningarna i de dialogrutor som visas.
5. För att aktivera ditt frånvaromeddelande klickar du på OK för att slutföra.

Ge behörighet till din e-post

Du kan ge behörighet till ett ombud ta emot och svara på e-postmeddelanden, mötesförfrågningar och -svar för din räkning. Du kan också tilldela ombudet ytterligare behörigheter, så att hen kan läsa, skapa och ändra objekt i din postlåda.

Så här gör du någon till ditt ombud:

1. Välj fliken Arkiv.
2. Klicka på Kontoinställningar och sedan på Ombud.
3. Klicka på Lägg till och skriv namnet på den person som du vill utse till ombud i textrutan eller sök efter personen och klicka sedan på namnet i listan med sökresultat.
4. Klicka på Lägg till och sedan OK.
5. I dialogrutan Behörgihet för ombud väljer du Granskare om du vill att ombudet ska kunna läsa dina e-postmeddelanden. Vill du att ombudet även till exempel ska kunna skapa nya e-postmeddelanden, ta bort meddelanden mm väljer du Författare eller Redaktör.
6. Om du vill skicka ett meddelande med information om behörigheterna till ombudet markerar du det i kryssrutan.

OBS! All epost till dig i egenskap som kommunanställd är inkommen allmän handling, posten måste alltså i princip öppnas dagligen. Därför är det nödvändigt att vidarebefordra e-posten till en kollega om man själv inte kan läsa av den under en tid. Ett alternativ är att skaffa ett "ombud" som har rätt att läsa din e-post.

Skapa en signatur i e-posten

Du kan skapa en eller flera signaturer som du sedan kan använda som avslut i dina e-postmeddelanden. Ett typiskt exempel på detta är "Med vänlig hälsning, Namn, Telefon osv.."

Så här gör du för att skapa en signatur:

1. Välj fliken Arkiv och därefter Alternativ. Klicka på länken E-post i menyn till vänster
2. Klicka sedan på knappen Signaturer som du hittar till höger i rutan.
3. Om du vill skapa en ny signatur klickar du på knappen Ny och anger sedan vad du vill kalla signaturen, exempelvis Avslut eller Min signatur. Namnet spelar egentligen ingen roll.
4. Skriv in det du vill ska finnas med i din signatur¹. Se kommunens grafiska profil för hur våra e-postsignaturer ska se ut.
5. Avsluta genom att klicka på knappen OK. Du kan skapa olika signaturer för nya meddealnden eller för svar.

¹ Tips: Kopiera din signatur från ett tidigare mail och klistra in i det i Outlook.

Dela ut din kalender

En av finesserna med Outlook är att man kan dela ut sin kalender så att andra kan se vad man har bokat. För att göra detta måste man ge andra behörigheter.

Så här gör du för att göra din kalender tillgänglig för andra:

1. Välj Kalender i Navigeringsfönstret
2. Välj Kalenderbehörigheter i fliken Start och klicka på Behörighet
3. Välj Granskare som behörighetesnivå för Standard.
4. Avsluta med att klicka OK.

Rollen Granskare ger alla behörighet att se din kalender men inte göra några bokningar direkt i kalendern.

Om du vill att t. ex. någon kollega ska kunna göra bokningar i kalendern väljer du personen genom att klicka på knappen Lägg till och väljer sedan personen i adrerssboken. Sätt en särskild behörighetsnivå för personen, exempelvis Medarbetare eller Författare.

Vill du endast dela ut din kalender till vissa kan du välja dessa i listan.

Se andra postlådor tillsammans med din egen

Du kan se ytterligare postlådor tillsammans med din egen, förutsatt att du har behörighet till detta.

Så här gör du för att se en annans postlåda:

1. Välj fliken Arkiv och därefter Kontoinställningar under Info
2. Välj alternativet Kontoinställningar
3. Välj knappen Ändra...
4. Klicka på knappen Fler inställningar i nästa fönster.
5. Klicka på fliken Avancerat i nästa fönster.
6. Klicka på knappen Lägg till i nästa fönster.
7. Skriv in namnet på postlådan du vill kunna se. Om du t ex vill se postlådan Anders Andersson så skriver du namnet och klickar OK. Du kan även skriva in början på namnet och klicka OK så visas alla förekomster av motsvarande postlådor.
8. Avsluta genom att klicka Nästa och Slutför.
9. Den nya postlådan kommer nu att visas längst ner i fönstret E-postmappar.