Ny digital plattform - Google Workspace
Tips och trix
Här hittar du användbara tips och tricks för att arbeta med Google Workspace. Du kan även ta en titt på filmerna från utbildningarna med mer information om de olika funktionerna.
Chrome
Chrome
Profiler - dela Chrome med andra
Med profiler kan du ha din information i Chrome, som bokmärken, historik, lösenord och andra inställningar, för sig.
Profiler är bra om:
- du delar dator med andra
- du vill hålla isär konton, till exempel ett jobbkonto och ett privat konto.
Vad visas för andra är du delar Chrome?
Dela bara enheten med personer som du litar på. Alla som har enheten kan byta till en annan Chrome-profil på den. Om de öppnar din Chrome-profil kan de till exempel se vilka webbplatser du har besökt.
Obs. Glöm inte att logga ut från ditt konto när du är klar så att andra personer inte kommer åt din information.
Har du flera Google-konton? Byt snabbt mellan dem med webbläsarprofiler för Chrome.
Gör så här:
- Klicka på din profilbild i det övre högra hörnet bredvid adressfältet i webbläsaren Chrome.
- Klicka på hantera personer.
- Klicka på lägg till person.
- Ange ett namn, välj en bild och klicka på Lägg till.
- Logga in med det Google-konto du lägger till. Alla inställningar och bokmärken synkroniseras automatiskt.
- Klicka på din profilbild och välj en annan profil för att växla mellan konton.
Obs! Om du är osäker på vilket konto du använder för närvarande klickar du på din profil och ser vilken profil som är högst upp.
Ordna flikar i Chrome
Du kan öppna hur många flikar du vill i Chrome men om du har sidor som du besöker ofta eller appar som du ofta använder kan det vara bra att gruppera eller fästa dem så att du enkelt kan komma åt dem.
Du kan ändra ordning på flikarna genom att dra dem åt höger eller vänster högst upp i webbläsarfönstret.
Användarhjälp av "Fäst flikar" i Chrome. Dina flikar blir mindre och de kommer att fixeras till vänster om flikfältet.
Gör så här:
- Ta upp fliken som du vill ha
- Högerklicka och välj "Fäst" så har du dem alltid tillgängliga i Chrome
För att hålla flikfältet ordnat, kan du ordna flikar i grupper.
- Öppna Chrome på datorn.
- Klicka på Ny flik.
- Högerklicka på en flik och välj Lägg till i ny grupp.
- Om du vill redigera flikgruppen högerklickar du på den färgade cirkeln eller namnet till vänster. Du kan göra följande:
- Ge gruppen ett namn
- Lägga till fler flikar i gruppen
- Ta bort gruppen.
- Om du vill lägga till en flik i en grupp drar du fliken till gruppen.
- Om du vill ta bort en flik från en grupp högerklickar du på fliken och väljer Ta bort från gruppen.
G-mail
Gmail
Offlinefunktion
Ibland kommer du inte ha tillgång till internet eller ha en bristfälligt internet, men du kan ändå fortsätta arbeta inom Google Workspace. Läs, svara på och sök bland dina Gmail-meddelanden när du inte är ansluten till internet. Dina meddelanden skickas när du är online igen.
Gör så här:
- Tryck på kugghjulet (bredvid supportknappen i det högra hörnet)
- Välj “Visa alla inställningar” (under Snabbinställningar)
- Välj sedan Offline-fliken (bredvid avancerat)
- På fliken Offline markerar du “Aktivera e-post offline”.
- (Valfritt) Bredvid Synkroniseringsinställningar väljer du hur många dagars e-post du vill lagra offline. Du kan också välja om du vill ladda ned bilagor.
- Välj om du vill behålla eller ta bort offlinedata på din enhet.
- Längst ned klickar du på Spara ändringar.
Etiketter
Organisera din inkorg med hjälp av etiketter! Etiketter är anpassade taggar som du kan använda för att kategorisera konversationer så att det blir lättare att hitta och organisera e-post. Med Gmails etiketter kan du kategorisera dina e-postmeddelanden som du vill. Etiketter fungerar som mappar, men har en bonus funktion: du kan lägga till fler än en etikett för ett meddelande.”
Gör så här:
I din inkorg
- I din inkorg går du till sektionen “Skapa ny etikett”
- Välj ett etikettnamn som är relevant och tydligt för ditt ändamål
- (Valfritt) Välj att placera etiketten under en existerande etikett (Detta förutsätter att du har en etikett sedan tidigare)
- Tryck på “Skapa”
I dina inställningar
- Tryck på kugghjulet i det högra hörnet
- Välj “Visa alla inställningar”
- Välj “Etiketter” (bredvid Allmänt)
Här kan du hantera dina etiketter, du kan exempelvis skapa nya etiketter och välja vilka etiketter som ska synas/döljas i din meddelandelista och etikettlista. Du kan även ta bort och redigera dina etiketter här.
Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande
Om du får ett e-postmeddelande där du har olika aktiviteter som du bör följa upp, kan du skapa en uppgift från ett e-postmeddelande. Detta resulterar i att e-postmeddelandet syns i dina uppgifter i sidopanelen till höger om meddelandelistan.
Gör så här:
- Välj det relevanta e-postmeddelandet där du vill skapa en uppgift
- Välj “Lägg till i Tasks”
- Välj att redigera i informationen om du ändra något
- Tryck på “Markera som slutförd” när uppgiften är slutförd
Skapa filter
Använd dig av filter för att organisera dina e-postmeddelanden. Genom att skapa filter kan du välja hur olika e-postmeddelanden organiseras i din inkorg. Du kan välja att filtrera meddelanden som uppfyller specifika kriterier (till exempel innehåller bilagor, befinner sig inom ett visst tidsintervall eller liknande). Genom att fylla i dessa kriterier kan du sedan välja hur dessa ska organisera i din Gmail. Dessa meddelanden kan exempelvis arkiveras, stjärnmärkas eller liknande, falla under en viss etikett. Detta gör det lätt för dig att få dina e-postmeddelanden där du vill ha dem.
Gör så här:
- Klicka på nedåtpilen i sökrutan högst upp på skärmen.
- Ange sökkriterier.
- Klicka på Skapa filter längst ned i sökfönstret.
- Markera rutan Skicka mall och välj en mall.
- Klicka på Skapa filter.
Ångra ett e-postmeddelande
Gjorde du ett stavfel i ditt e-postmeddelande till en kollega eller en extern person? Glömde du att lägga till en mottagare eller la du till fel personer? Har du ändrat dig och vill inte längre skicka meddelandet? I Gmail kan du ta tillbaka ett meddelande du just skickat i upp till 30 sekunder genom att aktivera funktionen “Ångra” skicka i Gmail. Detta säkerställer att felaktiga e-postmeddelanden inte skickas i onödan.
Gör så här:
- Öppna Gmail och skicka ditt e-postmeddelande.
- Klicka på Ångra längst ned på sidan. Beroende på dina inställningar har du ett begränsat antal sekunder på dig att klicka på Ångra innan det försvinner.
Kalender
Kalender
Skapa kalenderhändelser från Gmail
Håll koll på alla dina bokningar, möten eller resdatum genom att visa de synkroniserade händelserna från din Gmail-inkorg i Google Kalender. När du får e-post om händelser som till exempel bokningar av tågresor eller liknande läggs de till automatiskt i din kalender. Du kan välja vem som kan visa dessa händelser i din kalender.
- Öppna Kalender och gå till Inställningar
- Rulla till Händelser från Gmail.
- Välj ett alternativ i fältet Synlighet för Gmail-händelser:
Standard för kalender – alla som kan visa händelsedetaljer i kalendern kan se namnet och tiden för din händelse från Gmail. Det är enbart personer som kan göra ändringar av dina händelser som kan se andra detaljer från ditt e-postmeddelande, som bekräftelsenummer, flygstatus eller telefonnummer.
Privat – det är enbart personer som kan göra ändringar i din kalender som kan se dina händelsedetaljer. Alla andra som kan visa din kalender men inte göra ändringar ser händelsen som Upptagen.
Bara jag – händelser i din kalender är bara synliga för dig.
Skrivbordsaviseringar
Du kan bestämma hur du vill hantera dina inkommande händelseaviseringar.
Gör så här:
- Öppna Kalender, gå till Inställningar
- Till vänster under Allmänt klickar du på Inställningar för händelser.
- Klicka på Aviseringar och välj ett alternativ:
- Av
- Skrivbordsaviseringar
- Aviseringar - (Valfritt) Om du vill ställa in ett ljud för dina aviseringar markerar du rutan Spela upp aviseringsljud.
Ställa in händelseaviseringar:
- Klicka på din Kalender till vänster och välj Händelseaviseringar.
- Scrolla ner till Övriga aviseringar och bredvid varje alternativ klickar du på nedåtpilen och väljer Ingen eller E-post
- Välj en tidsperiod för aviseringar
- (Valfritt) Om du vill lägga till ytterligare en avisering klickar du på Lägg till avisering och upprepar steg 1–2
Ändra kalenders färgsättning
Att ändra hur kalendern visas kan hjälpa dig när du har flera kalendrar på samma skärm.
Ändra kalenderns densitet och färgsättning:
- Klicka på Inställningar och välj Densitet och färg.
- Klicka på Färginställning och välj Modern (med vit text) eller Klassisk (med svart text) .
- Klicka på Informationsdensitet och välj Kompakt eller Responsiv till skärmen.
- Klicka på Klar.
Ändra kalenderns färgsättning:
- Till vänster under Mina kalendrar pekar du på kalendern.
- Klicka på de 3 små prickarna och välj en färg eller klicka på ✚ för att lägger till och välj en anpassad färg.
Ändra händelsens färg:
- Högerklicka på en händelse.
- Välj en ny färg.
Obs! Om du ändrar färgen på en händelse återges den ursprungliga färgen som en vertikal linje till vänster om händelsen.
Boka in ett mötesintervall
Använd dig av mötesintervall med dina kollegor för att visa på när du är tillgänglig för möten. Detta är särskilt relevant för chefer som behöver ha möten med sina anställda. Bokade möten visas i kalendern så att du vet vem du ska träffa och när.
- Öppna Google Kalender och klicka i kalendern på ett tomt intervall. Klicka sedan på Mötestider.
- Lägg till en titel och välj ett datum och en tid.
- Välj antal intervall och varaktighet för varje möte.
- (Valfritt) Om du vill lägga till fler detaljer i ditt mötesintervallet klickar du på Fler alternativ och lägger till din information.
- Klicka på Spara.
Ditt mötesblock visas som en enda händelse i kalendern med ett rutnät i det övre vänstra hörnet. När personer bokar möten visas de som vanliga händelser som överlappar mötesblocket.
Chatt
Chatt
Fäst chattkonversationer och chattrum
Har du olika typer av chattar som du alltid vill ska synas i din chatt? Du kan fästa alla dina viktigaste konversationer/chattrum i din chatt så att du lätt har tillgång till de konversationer som du behöver ta del av utan att behöva söka efter personer eller dylikt.
- Välj det chattrum eller den chattkonversation du vill fästa
- Tryck på mer-funktionen (tre prickar) (i den högra delen av konversationen/rummet)
- Tryck på “Fäst”
- Fäst det chattrum eller den chattkonversation du önskar
- (Valfritt) Om du inte vill ha konversationen/rummet fäst längre, tryck på “lossa” i mer-funktionen (tre prickar)
Dölj aviseringar
Du kan välja att inaktivera aviseringar under en viss tidsintervall. Då kommer du alltså inte att få en notis om att någon har kontaktat dig via chatt under mötets gång. Detta är väldigt viktigt att ha i åtanke om du även presenterar din skärm under ett möte och inte vill att dina kollegor tar del av potentiella chattmeddelanden som skickas under tiden.
Gör så här:
- Logga in på Chat eller Gmail
- Klicka på din status uppe till vänster.
- Välj det tidsintervall där du skulle vilja dölja alla aviseringar från Google Chat
- När tidsintervallet är slut, kommer du att synas som aktiv i Google Chat igen
- (Valfritt) Om du vill sluta dölja aviseringar, innan ditt tidsintervall har löpt ut,, klickar du på din status Inaktivera Stör ej.
Om mötet tar slut tidigare än förväntat, kan du aktivera notiserna igen utan några problem.
Minska dina e-postmeddelanden med hjälp av bottar
Google har skapat Google Chat-botarna nedan. Om du vill använda någon av dessa botar måste Google Workspace-administratören ge dig behörighet att installera appar. Klicka på botnamnet om du vill ha mer information om hur du använder en viss bot. Om du installerar Google Drive-botten får du aviseringar om aktivitet på Drive i din chatt istället för i din inkorg.
Gör så här:
- Öppna Chat.
- Klicka i sökfältet och välj Hitta en bot
- Hitta en bot som du vill lägga till genom att ange bottnamnet i sökrutan.
- Klicka på bottkortet.
- Klicka på Meddelande om du vill starta ett direktmeddelande med boten eller klicka på Lägg till i rum , välj rummet och klicka på Lägg till om du vill lägga till botten i en rum
Tilldela uppgifter inom olika chattrum
Som medlem i ett rum i Chat kan du skapa och hantera gruppuppgifter och tilldela uppgifter till andra medlemmar. Uppgifter visas i rummet där de skapades och i den tilldelade personens uppgifter i Google Tasks. En avisering visas i rummet när någon skapar eller uppdaterar en uppgift, till exempel tilldelar eller slutför uppgiften.
Gör så här:
- Öppna Gmail
- Välj rummet där du vill skapa en uppgift.
- Klicka på fliken Uppgifter högst upp och “Lägg till rumsuppgift”.
- Ange uppgiftens titel.
- (Valfritt) Om du vill lägga till en beskrivning eller mer information klickar du på “Lägg till information” och anger informationen.
- (Valfritt) Om du vill lägga till ett datum och en tid klickar du på Lägg till datum/tid och klickar på OK.
Om du lägger till ett datum och en tid för uppgiften får du aviseringar på schemalagda datum och tider. - (Valfritt) Om du vill tilldela uppgiften till en medlem i rummet klickar du på “Tilldela”. Om du vill tilldela uppgiften till någon som inte är medlem i rummet måste du först bjuda in dem till rummet.
Om den tilldelade personen lämnar rummet finns uppgiften kvar i rummet och i sin personliga uppgiftslista i Google Tasks. - Klicka på Lägg till.
Meet
Meet
Presentera din skärm under ett möte
Du kan presentera din skärm på flera sätt under ett möte. Om du vill presentera din skärm samtidigt som du håller koll på vad deltagarna skriver i chatten så rekommenderas det att dela en flik så att du kan hålla koll på fliken för Meet-mötet och fliken för presentationen. Det rekommenderas även att presentera med en Chrome-flik om du ska presentera bild och animationer.
Gör så här:
- Gå med i ett Meet-möte.
- Välj Presentera nu nere till höger.
- Välj Hela skärmen, Ett fönster eller Chrome-fliken.
- Om du presenterar en Chrome-flik delas flikens ljud som standard. Presentera en annan flik genom att välja fliken du vill presentera och klicka på Dela den här fliken i stället.
- Välj Dela.
Handuppräckning med Google Meet
Om det är många personer som deltar i ett Meet-möte kan det bli svårt att hålla koll på vem som vill tala. Då kan du använda handuppräckning i Google Meet för att informera moderatorn att du vill tala.
Gör så här:
- Gå med i ett Meet-möte.
- Klicka på Räck upp handen i det vänstra hörnet
- (Valfritt) Klicka på Ta ned hand om du inte vill räcka upp handen längre
Drive
Drive
Prioriterad arbetsyta
Se till att du har snabb tillgång till viktiga filer eller filer som du använder ofta genom att lägga till den i en arbetsyta i Drive Prioritet. Om du lägger till filerna i en arbetsyta tas de inte bort från andra platser och behörigheter påverkas inte. De placeras bara på en och samma plats så att du snabbt kan hitta dem. Detta gör så att du sparar tid i din vardag genom att du inte alltid behöver söka efter dokument.
Gör så här:
- Öppna Drive.
- Klicka på Prioritet till vänster.
- Under Arbetsytor klickar du på Skapa arbetsyta.
- Ange ett namn på arbetsytan och klicka på Skapa.
- (Valfritt) Om du vill lägga till filer nu klickar du på Lägg till filer och följer stegen i Lägg till flera filer i en arbetsyta.
Stjärnmärk viktiga filer
Det är möjligt att stjärnmärka viktiga filer i din Drive som du vill få åtkomst till fort. Tänk på att stjärnmärka ett fåtal filer så att du får tillgång de viktigaste filerna på en och samma gång.
Gör så här:
Markera viktiga filer eller mappar för att snabbt hitta dem senare.
- Högerklicka på en fil eller mapp och välj Lägg till stjärna.
- (Valfritt) Om du vill se alla dina stjärnmärkta filer och mappar klickar du på Stjärnmärkt till vänster.
Filtrera i din sökfunktion
Det kan vara jobbigt att bläddra igenom hundratals filer bara för att hitta den du behöver. Testa därför att söka på Drive istället genom den avancerade funktionen där kan du filtrera utifrån ägare, ändringsdatum och mycket mer. Det gör det lättare och snabbare att söka efter dokument.
Gör så här:
- Till höger om sökrutan klickar du på nedåtpil .
- Välj ett alternativ eller en kombination av alternativ för att filtrera dina resultat ytterligare.
- Typ – sök efter filtyp.
- Ägare – sök efter filägare.
- Plats – sök efter plats (inklusive objekt i papperskorgen eller stjärnmärkt). Du kan bara söka efter mappar som finns i Min enhet eller i delade enheter. Om du vill söka i en mapp som visas i Delas med mig måste du först lägga till mappen i Min enhet.
- Ändringsdatum – se objekt som nyligen ändrats av någon (inte bara av dig).
- Objektnamn – sök efter ett ord i filnamnet.
- Innehåller orden – sök efter filer som innehåller vissa ord.
- Delas med – sök efter en person som har åtkomst till filen.
- Följ upp – sök efter filer du äger med förslag eller filer med åtgärder som har tilldelats dig. - Klicka på Sök.
Genvägar i Drive
Genvägar gör det enklare för dig eller ditt team att hitta och ordna filer och mappar på flera Google Drive-enheter.
- En genväg är en länk som refererar till en annan fil eller mapp.
- Du kan använda genvägar på din enhet eller en delad enhet.
- Genvägar är synliga för alla som har åtkomst till mappen eller enheten.
- Genvägar pekar tillbaka på den ursprungliga filen så att du alltid har den senaste informationen.
Gör så här:
- Öppna Google Drive på datorn.
- Högerklicka på filen eller mappen där du vill skapa genvägen.
- Klicka på Lägg till genväg på Drive.
- Välj den plats där du vill placera genvägen.
- Klicka på Lägg till genväg.
Skapa skrivbordsappar
Skapa skrivbordsappar
Vill du öppna Gmail, Kalender, Chatt, Drive m.m. som appar istället för flikar i din webbläsare? Då är denna guide något för dig!
Steg 1:
Öppna Gmail i webbläsaren Chrome. (repetera detta för önskad Google app som Kalender, Drive, Chat med mera)
Steg 2:
Klicka på de tre vertikala prickarna i det översta högra hörnet i Chrome -> klicka på Fler verktyg -> välj Skapa genväg...
Steg 3:
Se till att bocka i "Öppna som fönster". En genväg skapas på ditt skrivbord som öppnar Gmail som en app.
Steg 4:
För att fästa appen i aktivitetsfältet -> Högerklicka på Gmail ikonen i aktivitetsfältet. Välj fäst i aktivitetsfältet.
Resultat:
Du har nu skapat genvägar på din dators skrivbord till Gmail som öppnas som en app (eget program). Stänger du ner appen har du nu en ikon för att snabbt starta appen igen med snabb åtkomst i ditt aktivitetsfält.