Behandling av personuppgifter i kommunen

När du skickar brev eller e-post till kommunen lagras dina personuppgifter för att Ödeshögs kommun ska kunna handlägga ditt ärende samt kontakta dig med svar. Detsamma gäller om du lämnar en synpunkt eller ställer en fråga via kommunens synpunktsformulär, om du lämnar in ett medborgarförslag eller om du ansöker om bygglov, förskoleplats, bostadsanpassning eller liknande.

Hur behandlar kommunen dina personuppgifter?

Dataskyddsförordningen finns till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i dataskyddsförordningen eller annan lag.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Vad avses med behandling av personuppgifter?

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som arbetar för Ödeshögs kommun gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Information som du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt. Det kan till exempel vara när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett till oss som innehåller personuppgifter. Här är några exempel på vad det kan vara för personuppgifter:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer. Även uppgifter om familjerelationer.
• Betalningsinformation - fakturainformation, bankkontonummer, med mera.
• Finansiell information - din inkomst.

Information vi samlar in om dig

Kommunens personuppgiftsansvariga myndigheter utför ett antal åtaganden som är lagstadgade. Det innebär att vi har ett basregister över Ödeshögs kommuns invånare med personuppgifter, baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, som vi använder för att våra personuppgiftsregister ska vara så korrekta som möjligt.

När du använder någon av våra e-tjänster eller någon blankett där du lämnar personuppgifter kan vi samla in följande information:

• Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, om du äger en fastighet eller en bostadsrätt. Även uppgifter om familjerelationer.
• Finansiell information - din inkomst.
• Enhetsinformation - till exempel språkinställningar, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning. Den informationen sparas dock helt utan kopplingar till dig som individ, den sparas bara på en sammanställd nivå för att kunna mäta ”trafikmängden” på Ödeshögs kommuns hemsida och tillhörande e-tjänster.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Utförare och leverantörer

Ödeshögs kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Kommunen är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med dessa utförare. För de personuppgifter som delas med våra upphandlade leverantörer gäller det avtal vi har upprättat mellan varandra.

IT-driften i Ödeshögs kommun hanteras av Kommunalförbundet ITSAM. Ödeshögs kommun har ett personuppgiftsbiträdesavtal med ITSAM som reglerar under vilka förutsättningar kommunalförbundet får hantera personuppgifter där någon av kommunens nämnder är personuppgiftsansvarig.

Andra myndigheter

Ödeshögs kommun kan komma lämna nödvändig information till myndigheter såsom Statistiska centralbyrån (SCB), Försäkringskassan, Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller annan författning.

Kommunen behandlar huvudsakligen personuppgifter inom EU/EES. Kommunen använder sig av Google Workspace som ett utav sina verksamhetssystem. Kommunen har enligt avtal krav på lagring i EU/EES.

Ödeshögs kommun är enligt vad som framgår i offentlighets- och sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen skyldig att lämna ut allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan innebära begränsningar i vissa av den registrerades rättigheter.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Vi sparar ditt data så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Ödeshögs kommun.

Hur skyddas mina personuppgifter

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag. För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har Ödeshögs kommun i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta kommunen anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och därmed blir offentliga

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med Ödeshögs kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar Ödeshögs kommun dig att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier.

Det innebär att vi aldrig via sociala medier svarar på frågor som rör individärenden inom till exempel socialtjänst, barnomsorg med mera.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Varje nämnd (och styrelsen) är ansvarig för sina egna personuppgiftsbehandlingar. Detta innebär exempelvis att samhällsbyggnadsnämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som anges i en bygglovsansökan, medan barn- och utbildningsnämnden ansvarar för de personuppgifter som anges i en ansökan om barnomsorgsplats.

Om du önskar få kontakt med den personuppgiftsansvarige ska du ta kontakt med ansvarig nämnd (eller styrelsen). Du hittar information om hur varje nämnd hanterar personuppgifter i på undersidor i menyn.

Om du är osäker på vem som är personuppgiftsansvarig för en viss behandling kan du alltid mejla kommun@odeshog.se

Vad har du för rättigheter

Du har rätt att bli informerad

I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att kommunen har börjat behandla dina personuppgifter och varför kommunen gör detta. Det gäller även om du inte själv lämnat ut dina uppgifter, utan kommunen har fått dem av någon annan. Vid dessa tillfällen skickar kommunen automatiskt information till dig.

Registerutdrag

Som registrerad har du rätt att få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig i Ödeshögs kommuns register. Din begäran om registerutdrag ska vara skriftlig (e-post eller brev), och skickas till respektive personuppgiftsansvariges (nämnds) e-post (se ovan) eller till:

Ödeshögs kommun
599 80 Ödeshög

Du behöver legitimera dig för att bekräfta din identitet. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Rättelse av personuppgifter

Om du upptäcker att någon eller några av de personuppgifter som Ödeshögs kommun behandlar om dig är felaktiga eller missvisande, har du rätt att få den eller de rättade. Om så är fallet kan du höra av dig till kommunens dataskyddsombud.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter begränsas.

Möjligheten till begränsning gäller om:
1) du bestrider personuppgifternas korrekthet (under tiden vi kontrollerar personuppgifternas korrekthet),
2) behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället begär en begränsning av deras användning,
3) vi behöver inte längre uppgifterna men du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller
4) du har invänt mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning (under tiden som vi kontrollerar om våra skäl att behandla personuppgifterna väger tyngre än dina skäl att få uppgifterna raderade.)

Om vi begränsar behandlingen av dina uppgiufter meddelar vi dig innan begränsningen av behndlingen upphör.

Rätt att bli raderad ("rätten att bli bortglömd")

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det finns ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra berättigade skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder.

• Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke (det vill säga, du har sagt ja personuppgifts-behandlingen) och du återkallar samtycket.
• Om du motsätter dig personuppgiftsbehandlingen som sker inom ramen för myndighetsutövning eller en rättslig förpliktelse och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
• Om personuppgifterna har behandlats olagligt

Invändning mot personuppgiftsbehandling

Som registrerad har du rätt att invända mot de personuppgiftsbehandlingar som genomförs. Invändningen, samt skälen för detta, ska i sådana fall lämnas till kommunens personuppgiftsombud, vilken tar ställning till om invändningen ska avslås eller beviljas. Du kan höra av dig till kommunens dataskyddsombud.

Om din invändning beviljas kan detta innebära att Ödeshögs kommun inte kan leva upp till sina åtaganden gentemot dig.

Dataportabilitet

Som registrerad har du i vissa fall rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att denna behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från den registrerade eller för att uppfylla ett avtal med den registrerade och det gäller bara sådana personuppgifter som den registrerade själv har lämnat.

Det innebär att rätten till dataportabilitet i de flesta fall inte är tillämplig inom verksamheterna som finns i Ödeshögs kommun.

Rätt att lämna klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna.

Blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Ödeshögs kommuns Dataskyddsombud. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Ödeshögs kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till Datainspektionen.

Övriga upplysningar

Vill du veta mer om dataskyddsförordningen eller något specifikt register? I sådana fall kan du kontakta dataskyddsombudet.

Du hittar också mycket information om dataskyddsförordningen på integritetsmyndighetens webbplats.

Personuppgiftsincident

Personuppgiftsincidenter ska rapporteras. Du rapporterar både om du vet att det inträffat en incident, om du misstänker att det har inträffat en incident eller om du ser en risk för att det kan inträffa en incident.
Läs mer och anmäl personuppgiftsincident