Handbok för förtroendevalda

I Ödeshögs kommun har kommunfullmäktige beslutat att ledamöter i delta i nämndernas sammanträden på distans (i enligt med kommunallagen 5 kap § 16). Det står i Huvudreglemente för nämnderna.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Det är ordföranden som har att avgöra om närvaro får ske på distans vid visst sammanträde.

Bild- och ljudöverföring måste ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det är således inte tillräckligt att de som är närvarande i sammanträdeslokalen kan se den distansdeltagande ledamoten. Den distansdeltagande måste även kunna se samtliga andra deltagare. Om flera ledamöter deltar på distans måste även de kunna se varandra.

Ytterligare ett krav är att samtliga deltagare kan delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor. Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall avgörandet sker genom omröstning.

Öppna omröstningar förutsätter ingen annan teknisk lösning än den redan nämnda bild- och ljudöverföringen. Slutna omröstningar ställer andra krav. Den tekniska lösning som används måste säkerställa att valhemligheten bevaras, att alla de beslutandes röster kommer med i rösträkningen och att alla ges möjlighet till insyn i förfarandet så att omröstningen inte kan manipuleras. Om inte alla dessa krav kan tillgodoses får distansdeltagande inte ske vid sammanträden då sluten omröstning kan komma att tillämpas, dvs. då ärenden som gäller val eller anställning av personal ska avgöras.

Särskilt om kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges beslut om att delta på distans omfattar inte kommunfullmäktiges sammanträden.

Särskilt om bolagsstyrelser

Bolagsstyrelserna avgör själva om sammanträden ska hållas som fysiska möten eller på distans (t.ex. som telefonmöte eller videokonferens). Ska man hålla distansmöte torde alla som har rätt att delta i mötet behöva gå med på formerna för mötet.

Om samtliga styrelseledamöter är överens om förfarandet kan styrelsen fatta beslut utan att något sammanträde hålls. Besluten tas då in i ett protokoll som anger att besluten har tagits utan sammanträde (per capsulam) och samtliga styrelseledamöter skriver under protokollet.

Visst beslutsfattande måste ske i kommunen. Det är därför knappast möjligt att ställa in alla sammanträden i fullmäktige och nämnder under viss tid. Det kan vara fråga om tidsfrister som måste iakttas och vissa myndighetsärenden måste avgöras utan dröjsmål. Om inte sådana tvingande omständigheter föreligger kan det dock finnas möjlighet att ställa in sammanträden.

Några särskilda bestämmelser om förutsättningarna för att inställa sammanträden i fullmäktige eller i nämnder och styrelser finns inte i kommunallagen. Kommunfullmäktige i Ödeshögs kommun har beslutat i Huvudreglemente för nämnderna att:

"Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. "

Särskilt om kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges arbetsformer regleras av kommunfullmäktiges arbetsordning.Av arbetsordningen framgår att om det föreligger särskilda skäl, får ordföranden efter samråd med vice ordförandena ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, låter ordföranden snarast underrätta varje ledamot och ersättare om beslutet. Uppgift om beslutet ska snarast tillkännages på kommunens webbplats.

Kommunallagen ger inte fullmäktige någon möjlighet att besluta att minska antalet ledamöter under löpande mandatperiod. Det skulle strida mot 5 kap 7 § KL. Inte heller är det möjligt att minska antalet ledamöter i nämnderna för löpande mandatperiod. Vid förändringar i nämndorganisationen är det dock möjligt för fullmäktige att under löpande mandatperiod återkalla uppdragen för samtliga förtroendevalda i en nämnd, 4 kap. 10 § KL.

Om partierna däremot kommer överens att de vill ha ett slags kvittningssystem i linje med det partierna i riksdagen kommit överens om, så bedömmer SKR att det inte skulle vara olaglig, så länge kravet i 5 kap 45 § KL om beslutsförhet, dvs. att mer än hälften av ledamöterna (inklusive tjänstgörande ersättare) måste vara närvarande, är uppfyllt. Om det finns ersättare närvarande på sammanträdet som får tjänstgöra för en frånvarande ledamot, så ska denne gå in och tjänstgöra.

En nämnd får handlägga ärenden endast om fler än hälften av ledamöterna är närvarande, 6 kap. 27 § KL. Om en ledamot är frånvarande, tjänstgör en ersättare i dennes ställe. Ersättare räknas som ledamot när han eller hon tjänstgör.

I nämnderna kan möjligheten till delegering av beslutanderätt utnyttjas så långt lagstiftningen medger. Om nämnden beslutat det kan ordföranden (eller annan ledamot) ges rätt att besluta i brådskande ärenden, varmed avses ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas, 6 kap. 39 § KL.

Särskilt om kommunfullmäktige

Beslutsförhetsreglerna i fullmäktige innebär följande. Fullmäktige får som huvudregel bara handlägga ett ärende bara om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Fullmäktige får dock bestämma att interpellationer och frågor får besvaras även om färre ledamöter är närvarande. Som ledamöter räknas i dessa fall också tjänstgörande ersättare.

Om en ledamot enligt 45 kap. 47 eller 48 § är jävig i ett ärende, får fullmäktige handlägga ärendet, även om antalet deltagande på grund av jävet inte uppgår till mer än hälften av ledamöterna. (Se 5 kap. 45–48 §§ KL.)

Kommunfullmäktiges sammanträden är offentliga. SKR bedömmer att det inte finns juridiska möjligheter att hindra åhörare från att närvara vid fullmäktigesammanträden med hänvisning till risk för smittsprittning

Sammanträdesdatum beslutas av respektive nämnd inför varje nytt år. Sammanträden ska också hållas om minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs (kommunallagen 6:23). I de flesta fall hålls mötena på förmiddagarna.

Datum och tid för alla sammanträden finns i kommunens sammanträdesplan.

Särskilt om kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges möten hålls normalt sett i Riddarsalen i Ödeshögs kommunhus. Det är sammanträden ungefär nio till tio gånger per år och de går av stapeln på måndagskvällar klockan 19.00.

Det är ordföranden som ansvarar för kallelsen och för att de ärenden som ska be­hand­las under sammanträdet är beredda.

Digitala utskick

Både ledamöter och ersättare kallas till sammanträdena. Kallelse och beslutsunderlag skickas digitalt så att du har underlaget i din ipad en vecka före sammanträdet. Extra utsändningar av sammanträdeshandlingar kan förekomma efter det att kallelsen har skickats ut, men det ska enbart ske i undantagsfall. I kommunfullmäktige måste alla ärenden beredas innan, vilket gör att extra ärenden är mycket ovanligt.

När en ny kallelse läggs ut skickas ett e-postmeddelande till din odeshog.se-adress. Du hittar sedan kallelsen och beslutsunderlagen i sammanträdesportalen "Assistenten". För att ha åtkomst till Assistenten behöver du en odeshog.se-adress samt ett lösenord.

Läsplatta och e-post

Handlingar på hemsidan

Kallelser och ibland även beslutsunderlag publiceras på odeshog.se. Utifrån dataskyddsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen publiceras inte en del personuppgifter på hemsidan. Det innebär som regel att handlingen inte publiceras alls eller att den i vissa fall ”maskas” vad gäller just personuppgifterna.

Handlingar och protokoll på odeshog.se

Ett ärende förbereds alltid av tjänstepersoner innan beslut tas i nämnd eller i kommunfullmäktige. Det kallas att ärendet bereds och resultatet presenteras i regel i en så kallad tjänsteskrivelse. En tjänsteskrivelse är tjänstepersonens sakkunniga bedömning till de som ska fatta beslut i ett ärende. Tjänstepersonen analyserar och utreder frågorna, sammanställer uppgifter och presenterar ärendet med ett förslag till beslut.

Alla tjänsteskrivelser följer en mall för att underlätta din inläsning och få en enhetlighet. Tjänsteskrivelserna innehåller som regel fasta rubriker såsom:

• Förslag till beslut
• Sammanfattning
• Ärendet

Ordförandeberedning

En ordförandeberedning sker innan kallelse och handlingar skickas ut till nämnden. Ordförandeberedningar är frivilligt och inte lagreglerat på något sätt. Ofta innebär dessa beredningar att ordförande och tjänstepersoner från förvaltningen ses för att gå igenom ett förslag på kallelse och få kortfattad information om vad ärendena avser. Ibland väljer ordföranden att även ha med vice ordföranden på dessa beredningar. Viktigt att notera att det är alltid är ordföranden som beslutar om vilka ärenden som ska med på kallelsen. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för beslutsunderlagen håller en god kvalitet och utgör ett komplett underlag för att du ska kunna fatta beslut.

Särskilt om kommunfullmäktige

Som huvudregel ska alla ärenden som kommunfullmäktige beslutar om beredas i kommunstyrelsen. Kravet på beredning brukar kallas beredningstvång. Rör ärenden en viss nämnds ansvarsområden ska även den ansvariga nämnden ha berett ärendet. När ett ärende ska beslutas av kommunfullmäktige har därför kommunstyrelsen fattat beslut om ett förslag till kommunfullmäktige. Beslutsunderlagen i kommunfullmäktige är därför mer omfattande än i nämnderna. Beslutsunderlagen innehåller förutom protokollsutdrag från kommunstyrelsen (med förslag till beslut) även aktuella tjänsteskrivelser i ärendet.

TIPS! Tjänstemannaorganisationen arbetar ständigt med att utveckla och förbättra beslutsunderlagen. Har du tankar om vad som kan bli bättre? Tveka inte att höra av dig till nämndsekreteraren i din nämnd eller till kommunsekreterarna i kommunfullmäktige.

Självklart kan du få förhinder att komma till ett sammanträde. Då är det viktigt att du meddelar det:

Kommunfullmäktige: Meddela kommunkansliet och din gruppledare i god tid.

Nämnder: Meddela din ersättare. Om du inte vet vem det är eller om du behöver hjälp att få tag på din ersättare kan du kontakta nämndsekreteraren så får du hjälp.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges sammanträden är offentliga och öppna för alla som vill komma och lyssna. Det finns visserligen en möjlighet att kommunfullmäktiges sammanträde hålls inom stängda dörrar i ett visst ärende. Det händer dock så sällan att det är svårt att ge något bra exempel på när den bestämmelsen är lämplig att använda.

Nämnderna och bolagen

Nämndernas sammanträden och bolagens styrelsesammanträden är som huvudregel stängda för allmänheten.

Närvaron på sammanträdena måste alltid noteras eftersom det skrivs in i protokollet. Närvaron noteras genom att sekreteraren genomför ett upprop när sammanträdet börjar.

Den som måste avbryta sin tjänstgöring under pågående sammanträde säger till sekreteraren som sköter om att frånvaron noteras och att en ersättare sätts in.

I kommunfullmäktige får endast ersättare från det egna partiet sättas in. Finns ingen ersättare att sätta in kommer partiet att sakna en röst vid sammanträdet.På nämndsammanträden sätts ersättare in i den ordning som kommunfullmäktige har bestämt.

Även om du är ersättare och behöver gå hem före sammanträdets slut, ska du anmäla det till sekreteraren. Det bästa är att gå fram och prata direkt med sekreteraren, som annars kanske inte uppmärksammar förändringen.

TIPS! Vet du med dig att du behöver gå tidigare från ett sammanträde? Meddela sekreteraren och dina partikamrater innan sammanträdet börjar så kan man förbereda en ersättare för dig.

Inkallelseordning för ersättare i kommunfullmäktige

Vilken ersättare som står närmast på tur att tjänstgöra, när en fullmäktigeledamot anmält förhinder, framgår av länsstyrelsens sammanräkningsprotokoll från det närmaste kommunvalet. I fullmäktige är det alltid en ersättare från samma parti som kallas in.

Inkallelseordning för ersättare i nämnder

Om inte ersättarna har valts proportionellt ska kommunfullmäktige bestämma den ordning i vilka ersättare kallas in till tjänstgöring. Om inte fulläktige har bestämt inkallelseordningen ska ersättarna kallas in i den ordning som de finns upptagna i det fullmäktigeprotokoll som fördes när de valdes in i den aktuella nämnden. Avgörande blir då inte partitillhörighet, utan i vilken ordning som ersättarna uppräknas i protokollet. Det betyder att till exempel en moderat kan komma att tjänstgöra för en socialdemokrat och vice versa (så kallad partiväxling).

För att undvika oönskade partiväxlingar brukar fullmäktige anta en särskild inkallelseordning för ersättarna. Men oavsett denna kan inte ordföranden tillåta sammanträden med "luckor" utan finns det en ersättare att kalla in så kan hen få tjänstgöra.

Antagen ersättarordning i Ödeshögs kommun 2019 - 2022

En ledamot som är närvarande vid sammanträdet tjänstgör. Om inte alla ledamöter för ett parti är närvarande, träder ersättare i tjänst. Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det, bör inträde ske under pågående handläggning av ett ärende.

En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Bytet sker däremot inte under behandlingen av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma tillbaka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv.

Nämnderna

Om en ledamot är frånvarande tjänstgör i första hand en ersättare från ledamotens egen partigrupp och i andra hand en ersättare från annan partigrupp. Detta sker i enligt den tjänstgöringsordning som kommunfullmäktige beslutat om.

Kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan enbart ersättare komma från det egna partiet. Ersättarna tas in i den ordning de är valda. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende.

TIPS: Meddela ordföranden/sekreteraren inför sammanträdet om du behöver avvika från sammanträdet. Det underlättar hanteringen och ordföranden kan då förbereda sig på att kalla in en ersättare. Tänk på att inte lämna sammanträdet mitt under behandlingen av ett ärende.

Nämnderna

Varje ordförande bestämmer placeringen.

Kommunfullmäktige

På kommunfullmäktige har varje ledamot en bestämd plats i fullmäktigesalen. Du sitter tillsammans med andra ledamöter från ditt parti.

Som ledamot i en nämnd har du rätt att ta initiativ till nya ärenden i nämnden. Denna rättighet framgår av kommunallagen.

Varje nämnd har egna rutiner för hur detta hanteras på ett smidigt och enkelt sätt. Huvudregeln är att en ledamot har rätt att väcka ärenden även under sammanträdet. Det är nämnden som beslutar om ärendet ska tas upp eller inte. Om nämnden beslutar att ärendet ska tas upp beslutar nämnden sedan om man ska fatta beslut direkt eller om ärendet ska beredas vidare.

Att tänka på: Om du vill kan du mejla ditt initiativ till nämndsekreteraren. Då kan eventuella handlingar skickas ut till nämndens ledamöter på sammanträdet.

Förr kallades förslag till beslut för yrkanden. Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att lämna förslag. Förslag som är längre än ett bifall eller avslag mejlas till sekreteraren. På så säkerställs att de blir korrekt uppfattade och återgivna i protokollet.

När debatten om ett ärende är slut är det dags för själva beslutsfattandet. Beslut fattas normalt med så kallat ”acklamationsbeslut”. Det innebär att ordföranden lägger fram de olika förslagen (yrkanden) som har ställts under diskussionen i ärendet och frågar ledamöterna om de beslutar i enlighet med xx:s förslag, yy:s förslag etcetera. Som ledamot eller tjänstgörande ersättare, ropar man ”ja” för det förslag hen vill ska vinna och är annars tyst. När alla förslag har lagts fram talar ordföranden om vilket av dem som har bifallits (vunnit omröstningen).

Avstå från att rösta

Som ledamot kan du avstå från att rösta när kommunfullmäktige/nämnden fattar beslut. I ärenden som avser myndighetsutövning måste däremot den som deltagit i handläggningen delta i beslutet och kan då inte välja att avstå från att rösta. Det förekommer att ledamöter vid acklamationsbeslut anmäler att de ”inte deltagit i beslutet”. Detta får ses som politisk markering och fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet rent juridiskt. För detta krävs en reservation.

Om du vill avstå från att rösta ska du meddela sekreteraren och ordföranden detta när ärendet ska handläggas och innan beslut fattas.

Omröstning

Ledamöter har rätt att begära omröstning (votering) om man tycker att det är tveksamt om det verkligen finns majoritet för det förslag ordföranden har uppfattat som vinnande. Man ska inte begära omröstning enbart för att markera hur man själv eller någon annan har röstat, det får man hantera genom att antingen reservera sig eller skriva en protokollsanteckning.

Var och en av dem som ska fatta beslutet ropas då upp och säger ”ja”, ”nej” eller ”avstår”, beroende på hur personen vill rösta.

Omröstningen sker alltid öppet förutom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Om omröstningen i ett ärende har fallit ut så att det föreligger lika många röster för och emot ett förslag avgör ordföranden ärendet med sin utslagsröst.

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden under sammanträdet. Du har rätt att ge replik på föregående talare.

Det är viktigt att hålla sig till det aktuella ärendet när man yttrar sig. Om man frångår ämnet kommer ordförande säga till. Om talaren fortsätter att frångå ämnet får ordföranden ta ordet från ledamoten. Att hålla sig till det aktuella ärendet är extra viktig i kommunfullmäktige. Gör man inte det bryter man mot de demokratiska principerna i kommunallagen som säger att allmänheten ska veta vad som kommer att avhandlas vid sammanträdet (det vill säga det som står på dagordningen).

Begära ordet

Den som vill begära ordet gör det genom att räcka upp handen. Ordföranden noterar dig på talarlistan och fördelar ordet när det är din tur. I nämnderna får du yttra dig som ersättare även om du inte tjänstgör till skillnad från i kommunfullmäktige där endast ledamöter och tjänstgörande ersättare får yttra sig.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du lämna in en motion i en fråga. Genom att väcka en motion startar du ett ärende kring en fråga som du vill att kommunen ska fatta ett visst be­slut i.

Så här går det till att väcka en motion

1. Ett ärende om en motion både startar och slutar i kommunfullmäktige. När du lämnat in din motion anmäls den på kommunfullmäktige, det vill säga den sätts upp på dagordningen.
2. Därefter beslutar kommunstyrelsen om hur motionen ska beredas/utredas. Motionen bereds alltid av kommunstyrelsen och eventuell facknämnd utifrån det sakområde som motionen berör. Om kommunstyrelsen bedömer att motionens förslag påverkar budgeten kan de besluta att motionen ska behandlas i samband med planeringsdirektivet.
3. Efter att motionen beretts i kommunstyrelsen och i eventuella facknämnder går motionen tillbaka till kommunfullmäktige. Tanken är att en motion ska beredas inom sådan tid att fullmäktige kan fatta ett beslut i ärendet inom ett år. Hinns detta inte med ska en avrapportering ske innan året har gått och fullmäktige kan då välja att avskriva motionen från vidare handläggning.

Checklista för hur du skapar en motion

• Motionen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera ledamöter.
• Motionen ska innehålla förslag till beslut och motivering till förslaget.
• Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion

Tänk på: Om du vill väcka en motion är det bra om du mejlar den till kommunsekreteraren senast klockan 12.00 fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Då kan motionen skickas ut till alla ledamöter och ersättare i god till före sammanträdet.

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan du ställa en interpellation till ordföranden i nämnder och fullmäktigeberedningar. Rätten att ställa interpellationer är mycket viktig ur demokratisk synpunkt eftersom det innebär ett kontrollmedel över nämnderna vid sidan av den kommunala revisionen. Interpellationer leder däremot inte till några beslut av fullmäktige.

Checklista för hur du skapar en interpellation

• Interpellationen ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en ledamot.
• Interpellationen ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan rör.
• Interpellationen ska ha ett bestämt innehåll och vara försedd med motivering.
• Interpellationer får bara röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.
• Interpellationer bör endast ställas i angelägenheter av större intresse för kommunen.
• Du kan inte ställa en interpellation om allmänpolitiska frågor och ärenden om myndighetsutövning som rör en enskild person.

Så här går det till

När du har lämnat in din interpellation anmäls den på kommunfullmäktige, det vill säga den sätts upp på dagordningen. Interpellationen ska besvaras på nästkommande möte. Du får svaret skriftligen senast fredagen före sammanträdesdagen då svaret ska lämnas. På sammanträdet sker en interpellationsdebatt där samtliga ledamöter har rätt att delta.

Tänk på: Om du vill ställa en interpellation ska du mejla kommunsekreteraren senast klockan 12.00 fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Interpellationer som lämnas senare eller under ett pågående sammanträde tas upp först vid nästa möte.

Du som är ledamot eller tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige får ställa enkla frågor. Frågorna är viktiga ur demokratisk synpunkt eftersom det är ett sätt att få in upplysningar och styra debatten.

Enkla frågor får bara debatteras av den som har ställt frågan och den som besvarar den. Det är en skillnad jämfört med en interpellationsdebatt där alla som så önskar kan delta.

Checklista för att ställa en enkel fråga

• Frågan ska ha ett bestämt innehåll.
• Frågan ska gälla enkla sakförhållanden så att svar kan lämnas snabbt.
• Frågan ska vara försedd med en kort inledande förklaring.
• Frågan ska rikta sig till ordföranden i den nämnd som är ansvarig för det sakinnehåll som frågan handlar om.

Så här går det till

När du har lämnat in din fråga sätts den upp på dagordningen för kommunfullmäktiges sammanträde (kallas att den anmäls). I debatten med anledning av en enkel fråga så är antalet debattörer begränsat till dig som ställt frågan och den som besvarar den.

Tänk på: Om du vill ställa en enkel fråga ska du mejla kommunsekreteraren senast klockan 12.00 fredagen före kommunfullmäktiges sammanträde. Lämnas frågan in senare eller under sammanträdet så anmäls frågan först vid nästa sammanträde. Enkla frågor måste vara utdelade till alla ledamöter innan de ställs.

Du kan som ledamot reservera dig mot ett beslut om du inte vill ta ansvar för beslutet. Om du vill reservera dig mot ett beslut måste du informera ordföranden innan sammanträdet är slut. Det går enbart att reservera sig mot beslut som man själv deltagit i. Om du till exempel är ersättare och inte tjänstgör så kan du inte reservera dig mot beslutet.

Muntliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet. Skriftliga reservationer sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en skriftlig reservation senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in reservationen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

Tips: Mejla in din skriftliga reservation till sekreteraren så fort som möjligt men senast i samband med justeringen.

I samband med att ett ärende avgörs kan du som ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning. De andra i kommunfullmäktige/nämnden har rätt att kräva en redovisning av innehållet, för att den ska tas in i protokollet. En protokollsanteckning sker genom att du meddelar ordföranden under sammanträdet och lämnar in en protokollsanteckningen senast vid protokollets justering (eftersom den ska skrivas in i protokollet). Om ärendet ska justeras omedelbart så måste du lämna in protokollsanteckningen senast i samband med att sammanträdet avslutas.

Tips: Mejla in din skriftliga protokollsanteckning per e-post till sekreteraren så fort som möjligt men senast i samband med justeringen.

En jävsituation uppstår när en anställd eller förtroendevalda har ett sådant intresse i ett ärende att hennes eller hans opartiskhet kan ifrågasättas. För att jäv ska föreligga krävs det inte att personen är partisk utan bara att situationen är sådan att finns skäl att misstänka partiskhet, vilket inte alltid är helt oproblematiskt.

Den som är jävig får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet. Handläggning av ett ärende innefattar beredning, föredragning, överläggning och beslut.

Kommunfullmäktige

En ledamot i fullmäktige får inte delta i handläggningen av ett ärende:

• som personligen berör ledamoten själv,
• ledamotens make/maka
• sambo,
• föräldrar,
• barn eller syskon eller någon annan närstående (sakägar- och släktskapssjäv).

Nämnderna

I nämnderna gäller, förutom vad som gäller fullmäktige, dessutom att en ledamot är jävig om:

• han/henne eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång (ställföreträdarjäv).
• han/henne har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken (ombudsjäv).
• det finns någon annan särskild omständighet som är ägnad att rubba ledamotens opartiskhet i ärendet (delikatessjäv).

Hur anmäler jag jäv?

Jävsreglerna bygger på att den enskilde själv talar om att man är jävig. Om du är jävig ska du meddela ordföranden och sekreteraren redan innan sammanträdet startar så att de kan kalla in en ersättare för dig.

När det är dags att behandla ärendet ska du meddela att du är jävig innan handläggning av ärendet påbörjas. Ordföranden och sekreteraren noterar då det i protokollet. I fullmäktige kan du stanna kvar i lokalen även om du är jävig. I nämnd går du alltid ut ur sammanträdeslokalen när nämnden ska behandla ärendet som du anmält jäv i.

Tänk på att jäv kan föreligga om det i andras ögon finns skäl att misstänka opartiskhet. Om du inte själv anmäler jäv så kan jävsfrågan tas upp av ordförande eller annan ledamot. Om ”den utpekade” själv inte anser sig jävig kan ordföranden låta fullmäktige/nämnd besluta i frågan.

Tips: Är du osäker på om du är jävig kan du alltid diskutera frågan med dina partikamrater, ordföranden i nämnden, förvaltningschefen, kommunsekreteraren eller nämndsekreteraren.

Protokoll ska föras vid kommunfullmäktiges och nämndernas sammanträden. Ordföranden ansvarar för att protokollet förs och att det sker på rätt sätt. I Ödeshögs kommun förs så kallade beslutsprotokoll. Det innebär att det enbart är besluten som redovisas i protokollen, inte debatterna och diskussionerna i sig.

Protokollen ska redovisa :

• Vilken nämnd (kommunfullmäktige) protokollet avser.
• Tid och plats för sammanträdet.
• Närvarande ledamöter och ersättare samt övriga närvarande personer.
• En ärendebeskrivning som både beskriver ärendet och motiverar beslutet.
• Vilka handlingar som föreligger vid ärendets behandling.
• Framställda förslag.
• Vid omröstning (votering) mellan olika förslag ska det framgå hur beslutsordningen har varit, hur omröstningen utfallit och vid öppen omröstning hur varje ledamot röstat (sluten omröstning sker bara vid val eller anställande av personal).
• Tydligt angivet vilket beslut som fattats och – om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild – ordentliga motiv för beslutet.
• Reservationer.
• Protokollsanteckningar.
• När protokollet justerades.
• När anslag om att justering skett (publicerats på kommunens officiella anslagstavla på odeshog.se) och när det ska tas bort.

Protokollsjustering

Att justera ett protokoll innebär att man kontrollerar att det överensstämmer med vad som verkligen beslutats. Protokollet justeras (dvs. undertecknas) av ordföranden och ytterligare minst en ledamot (i kommunfullmäktige två ledamöter) som utses vid sammanträdets början. Justering ska ske senast 14 dagar efter sammanträdesdagen.

Vid brådskande ärenden kan protokollet eller enstaka paragraf justeras omedelbart vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet färdigställer protokollet/paragrafen och att nämnden beslutar att beslutet är justerat. Ordföranden och justeringspersoner undertecknar då omedelbart.

När du deltar i sammanträden och förrättningar har du rätt till arvode och ersättning för kostnader i samband med mötet, till exempel ersättning för förlorad arbetsinkomst, resor, barntillsyn med mera. För att dessa arvoden och ersättningar ska kunna betalas ut behöver du årligen lämna ett intyg från din arbetsgivare på ditt inkomstbortfall. Dess­utom behöver du lämna en arvodesblankett vid varje sammanträde. Där fyller du i de kostnader som du begär ersättning för. Vid nämndsammanträden brukar sekreteraren hantera detta och skicka runt en lista som alla får fylla i.

Även om du deltar som en icke tjänstgörande ersättare har du för det mesta rätt till arvode och ekonomisk ersättning.

Läs mer om ekonomisk ersättning här:

Arvoden och ekonomisk ersättning