Ny digital plattform - Google Workspace
Googlekalender och Trio
I Googlekalendern behöver du fortsättningsvis använda hänvisningskoderna exempelvis SEM: SAM: på samma sätt i som du har gjort i Outlook. Det är viktigt att du hänvisar din telefon för att den som ringer ska få rätt information och för att underlätta för växeln.
Genom kalenderkopplingen från Google till Trio blir det lättare för dig att hänvisa din kalender och telefon på samma gång. Detta innebär att om du gör en hänvisning i din kalender så kommer den även att synas i Trio och din telefon kommer att hänvisas.
För att det ska fungera måste du använda dig av de hänvisningskoder som finns i Trio.
När du väljer att hänvisa dig måste du skriva hänvisningskoden, kolon samt en beskrivning, exempelvis:
TJR: Utbildning i Linköping
Då hänvisas du som tjänsteresa i Trio. Om du tar bort hänvisningen i Google-kalender kommer den även att försvinna i Trio.
Följ nedanstående steg för hänvisning i Google:
Öppna upp din kalender och välj vilken dag och tid du vill boka in för möte, tjänsteresa osv.
För att boka mötet i kalender klickar du på den tidpunkt som hänvisningen ska inträffa. Du får då upp en ruta för bokning där du kan bjuda in personer samt ändra tid för din hänvisning.
I ämnesraden skriver du in den hänvisningskod som är aktuell, kolon samt vad koden gäller.
Exempel: TJR: Utbildning i Linköping
Nu har du lagt in din hänvisning i kalendern och då kommer även din telefon att vara hänvisad under tiden som mötet pågår.
Hänvisningskoder för kalenderkoppling:
UTE – Tillfällig ute
LUN – Lunch
GFD – Gått för dagen
SJK – Sjuk
TJÄ – Tjänsteärende
SAM – Sammanträde/Möte
TJR – Tjänsteresa
DEL – Deltid
SEM – Semester
TJL – Tjänstledig
FFL – Föräldraledig
VAB – Vård av barn
KUR – Kurs
IAB – Inte anträffbar
Endast funktionen "frånvarande" i Googlekalender styr alltså inte detta.
Däremot kan du mixa funktionerna och använda "frånvarande / Out of Office" och vid anledning av frånvaro skriva hänvisningskoderna. Notera att händelsen behöver vara publik då privata händelser inte synkar till Trio.
Guide hur du kopplar Googlekalender med Trio i ITSAM:s guideportal